Κάθε Αρχή, σε συνεννόηση με την Κεντρική Υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών, θα επιλέγει κατόπιν συνεντεύξεως – διά ζώσης ή διαδικτυακής – τον ή τους φοιτητές / φοιτήτριες προς πρακτική άσκηση.

Όταν μία φοιτήτρια ή ένας φοιτητής γίνουν δεκτοί από μια Αρχή του εξωτερικού για πραγματοποίηση της άσκησης, έχουν την υποχρέωση να ακυρώσουν με νεώτερο μήνυμά τους και κοινοποίηση στη Διπλωματική Ακαδημία, αιτήσεις που ενδεχομένως έχουν κάνει προς άλλες Aρχές του εξωτερικού.

Εάν η πρακτική άσκηση εντάσσεται στο πρόγραμμα ERASMUS+, χορηγείται από την Αρχή του εξωτερικού το προβλεπόμενο “Letter of Acceptance” (εφόσον έχει προηγηθεί η ακύρωση ενδιαφέροντος προς τις λοιπές Αρχές που έχει υποβάλει αίτημα ο φοιτητής ή η φοιτήτρια, ως αναφέρεται σε  παράγραφο 4).

Η χορήγηση του “Letter of Acceptance” παρέλκει, εάν η πρακτική άσκηση διενεργηθεί εκτός ERASMUS+. Στην περίπτωση αυτή βασική προϋπόθεση αποτελεί η προσκόμιση συστατικής επιστολής Καθηγητού ή Καθηγήτριας του Πανεπιστημιακού Ιδρύματος στο οποίο φοιτά ο/η ενδιαφερόμενη.